Creare un database con i filtri

L'Excel è uno dei più semplici programmi per poter creare un database.
Un database è una "Base di Dati", cioè un elenco ordinato di contatti o nomi di altro genere che vogliamo specificare.
Per crearne uno in Excel, inanzitutto bisogna scrivere i dati per ogni cella, al fine di formare una piccola tabella. Come primo esempio, scriviamo in A1 Nome libro e in B1 Autore. Nella colonna A metteremo i dati della categoria Nome libro, invece nella colonna B i nomi degli autori.
Una volta scritti alcuni nomi di libri con i rispettivi autori si può formattare il testo delle due caselle primare, ovvero A1 e B1 in grassetto. Ma se noi avessimo una grande quantità di dati, come faremo a cercarne uno?
A questo provvede la vera funzione di un database. Per prima cosa possiamo ordinarli in ordine alfabetico. Per fare questo, bisogna andare alla scheda Dati della barra multifunzionale. Selezionare una cella del database, per poter poi cliccare sul pulsante Ordina. Compare una finestra dove bisogna inserire tre elementi. Nella prima casella a discesa, bisogna selezionare la colonna in cui il programma deve effettuare l'ordine: nel nostro caso mettiamo Autore; nella seconda casella a discesa si può decidere in base a che elemento ordinare: nel nostro caso dobbiamo selezionare Valori. Nel terzo elenco a discesa avviene l'ordine alfabetico: bisogna decidere se deve partire dalla A alla Z, o dalla Z alla A. Noi lo impostiamo dalla A alla Z.
Una volta cliccato su Ok, notiamo che la categoria Autore ha i propri dati in ordine alfabetico con i rispettivi libri nella colonna a fianco. Adesso è molto più semplice cercare un dato!
Ma non è tutto. Un'altra possibilità per approfondire meglio una ricerca in un database è quella di impostare un filtro. Come abbiamo fatto precedentemente, anche in questa procedura basta selezionare una cella della tabella e cliccare sul pulsante Filtro, anch'esso si trova nella scheda Dati della barra multifunzionale di Excel. Una volta cliccatoci, compariranno delle freccettine rivolte verso il basso poste affianco al titolo di ogni categoria. Questo serve per classificare i valori. Cioè se noi clicchiamo sulla freccetta posta alla colonna Autori, vediamo che vengono elencati tutti gli autori con le rispettive caselle spuntate. Ciò fa capire che sono tutti visualizzati in questo momento. Se clicchiamo sopra un autore, si "spunterà" e quindi non sarà più visualizzabile fino a quando lo selezioneremo di nuovo. Quindi se noi avessimo l'autore Rossi che ha scritto più di 100 libri, anche se avessimo l'ordine alfabetico sarebbe difficile visualizzarli tutti rapidamente, così cliccando sulla freccetta posta affianco alla categoria Autori possiamo deselezionare tutti tranne l'autore Rossi, adesso possiamo visualizzare solo i libri scritti da Rossi, nel nostro caso è solo 1.









Condividi su Facebook